PUR Ausgabe 2017

„Eine Rechnung zu stellen ist

schön und gut – aber zuerst

muss der Gast gewonnen wer-

den, an den sie gehen soll.“

Hendrik Maat, Geschäftsführer zadego GmbH

Mehrwert schaffen

n Verwaltung und Buchhaltung führt in der

Hotellerie kein Weg vorbei. Diese Aufgaben

nehmen viel Zeit und Energien in Anspruch

– Ressourcen, die gerade kleinere Unter-

nehmen schwer aufbringen können. Hotelketten grei-

fen deshalb auf Property Management Software – kurz

PMS – zurück. Sie hilft, interne Abläufe effizient zu ge-

stalten. Solche Lösungen sind teuer und sie bieten viele

Funktionen, die kleinere Unternehmen nicht benötigen.

Sie setzen auch an der falschen Stelle an, meint Hendrik

Maat von der zadego GmbH. „Die meisten PMS-Systeme

automatisieren in erster Linie die Rechnungsstellung“,

erzählt der Wahltiroler. Er hat sich vor elf Jahren daran-

gemacht, ein Buchungs- und Hotel-Managementsystem

zu entwickeln. Undmit seinemProdukt easybooking will

er genau das andersmachen, wo andere schwächeln: „Der

Fokus nach innen ist ein Denkfehler. Eine Rechnung zu

stellen ist schön und gut – aber zuerst muss der Gast ge-

wonnen werden, an den sie gehen soll“, erklärt er.

HELFENDE HAND

Aus dieser Erkenntnis wurde die Idee zu JULIA gebo-

ren – einer „digitalen Rezeptionistin“, die bis heute den

Kern des mittlerweile um viele Module und Funktionen

gewachsenen easybooking bildet. Denn für kleinere Be-

triebe ist oft nicht erst die Abrechnung der erste orga-

nisatorische Flaschenhals, sondern schon der Kontakt

nach außen. „Ein großer Teil der Buchungen kommt über

E-Mail-Anfragen zustande“, erzählt Maat. „Ein kleine-

res Hotel kann jedoch selten seine Rezeption 24 Stun-

Digitaler Helfer für

Klein- und Mittelbetriebe

Mit easybooking besetzt die Innsbrucker zadego GmbH eine Marktni-

sche: Hotelmanagementsoftware, die speziell auf kleinere Unterneh-

men zugeschnitten ist.

den am Tag belegen.“ Hier geht JULIA den Hoteliers zur

Hand. Das System filtert E-Mails und beantwortet An-

fragen anhand vonGästekriterien und festgelegten Para-

metern automatisch. So erhalten potenzielle Gäste nicht

nur prompt eine Auskunft, auf die schnell eine Buchung

folgen kann. Der Belegschaft bleibt auch Zeit, sich kom-

plexeren Aufgaben zu widmen, die die Aufmerksamkeit

von echtenMenschen verlangen.

MULTIFUNKTIONAL

„BeimKontakt zuGästen zählt Geschwindigkeit einfach“,

weiß Werner Großgasteiger. „Einen Kunden, den man

warten lässt, verliert man.“ Er leitet die Frühstückspen-

sion Bergkristall in Tux und setzt seit zwei Jahren auf

easybooking. Dabei ist das System weit mehr als ein Re-

zeptions-Bot. Um Auskünfte über freie Zimmer geben zu

können, greift JULIA auf einen integrierten Belegungs-

plan zurück, der sich bei einer Buchung automatisch ak-

tualisiert. „Das hilft dabei, alles imBlick zu behalten. Und

JULIA übernimmt bei uns auch andere Aufgaben. Sie

stellt Rechnungen und verschickt Erinnerungs-Mails.“

Wenn auf eine Anfrage keine Buchung erfolgt, fragt das

System nach wenigen Tagen nach. Denn auch definitive

Absagen zu erhalten, ist wichtig. Und zugleichwird so das

Angebot noch einmal in Erinnerung gerufen. Eines der

Hauptargumente, in seinem Familienbetrieb easybook-

ing einzusetzen, war für Großgasteiger aber der integrier-

te Channel-Manager. Anstatt verschiedene Plattformen

wie Booking.com, Feratel oder Tiscover individuell be-

spielen und aufeinander abstimmen zu müssen, erledigt

das easybooking. Mit Texten und Bildern gefüttert, stellt

das System das Angebot auf alle gewünschten Plattfor-

men und koordiniert diese in Echtzeit. Wenn ein Zimmer

also beispielsweise auf Booking.com gebucht wird, wird

es auch bei allen anderen Anbietern ebenso wie im Zim-

merplan sofort als belegt verzeichnet.

VORBEREITUNG IST ALLES

Eine von ganz alleine funktionierende Rundum-sorg-

los-Lösung ist easybooking allerdings nicht. „Man muss

sich im Klaren sein, dass die Arbeitsersparnis erst dann

funktioniert, wenn man zu Beginn einiges an Arbeit in-

vestiert“, sagt Großgasteiger. Denn die vielen Funktio-

nen, die das System erfüllt, bringen auch eine Vielzahl

von Einstellungen mit sich, die auf den eigenen Betrieb

und die individuellen Ansprüche angepasst werden müs-

sen. Beim ersten Setup steht Neukunden deswegen

Auch für On-

line-Buchungen fun-

giert easybooking als

Knotenpunkt. Von der

Angebotserstellung

und Präsentation

bis zur Auswer-

tung der unterschied-

lichen Kanäle.

„Wenn das System einmal läuft,

steigert es die Effizienz imBetrieb

ganz klar und schafft mehr Zeit

für andere Aufgaben.“

Werner Großgasteiger

Alles im Griff: Mit

Planungstools

erlaubt easybooking

es, viele Abläufe im

Betrieb zu automati-

sieren und effizienter

zu gestalten.